Sådan skaber møderumsskærme og
infoskærme værdi for Bauhaus

Hårdt pres på møderrumskapacitet, nye retningslinjer ifbm. COVID-19 og et ønske om at nå ud til alle medarbejdere med vigtig information var udfordringen for Bauhaus. Løsningen blev bl.a. møderumsskærme og informationsskærme til både butikkerne og hovedkontor, der kunne effektivisere kommunikation til kunder og medarbejdere.

Nummersystem

Problemstilling
Den primære problemstilling var den manglende afstand, der hurtigt opstod i køen ved receptionen, kundeservice eller i en af butikkernes afdelinger. De normale omstændigheder med køkultur er en udfordring at opretholde og bevare ud fra de nye restriktioner, butikkerne er underlagt. En situation der hverken var optimal for kunder eller medarbejdere. 

Bauhaus ønskede at få mere spredning af de ventende kunder, uden det skulle skabe en negativ oplevelse for kunderne ift. den manglende køkultur. Kundeservice og høj ansvarlighed var en prioritet, hvorfor Bauhaus også ønskede at signalere overfor kunderne, at COVID-19 og smittespredning blev taget meget seriøst – ikke mindst, og vigtigst af alt skulle kunderne føle sig trygge ved at handle i Bauhaus.

Løsningen
Løsningen blev en installation af et nummersystem med tilhørende storskærm samt nummerkald via højtaler. Dermed er det tydeliggjort for kunderne, hvornår det er deres tur. Løsningen består af en stander med touch skærm til at vælge service, og en bonprinter der giver kunden et nummer til køen.

På den ophængte storskærm vises det, når det bliver en ny kundes tur. Samtidig foregår nummerkaldet via højtaler, som kunden ikke er i tvivl om, at det nu er vedkommendes tur. Når kunden henvender sig, kan servicemedarbejderne registrere, at det kaldte nummer nu ekspederes – og dermed bliver skærmen fri til eksempelvis visning af, at kunderne skal sørge for god afstand, indtil det bliver deres tur.

Skærmen kan også bruges til at vise tilbud, videoer, news-feed, general information osv. 

Analyse/statistik:
Ikke alene kan nummersystemet tildele de ventende kunder et kønummer. Systemet indeholder en analyseoversigt, hvor Bauhaus kan holde øje med tid, klokkeslæt, antal kunder spredt over forskellige intervaller – hvordan er tendenserne for eksempelvis besøg fordelt over time, dag, uge, måned eller år.

Dermed får butikken mulighed for at planlægge bemandingsplan ud fra, hvornår der er brug for flere eller færre personale i receptionen. Eller de kan holde øje med ventetiden pr. kunde og dermed nedsætte risikoen for en negativ oplevelse for kunden pga. lang ventetid og i stedet tilkalde ekstra bemanding i spidsbelastninger.

Møderumsbooking

Problemstilling
En stigende aktivitet i Bauhaus’ administration skabte udfordringer med manglende møderum, hvor der ofte var en belægning på op til 110%.

Løsningen
Ud fra tidligere erfaring ved vi, at udfordringen med manglende møderum ofte kan løses ved installation af møderums booking. Inden Bauhaus gik i gang med udvidelsen, kunne vi derfor rådgive dem om i første omgang at installere møderums booking for at se, om det kunne afhjælpe problemet. Systemet i sig selv ville kunne optimere deres eksisterende antal rum – og det lykkedes også for Bauhaus ved hjælp af møderums booking at sænke belægning til 79%. Dermed undgik Bauhaus en større ombygning og sparede dermed en stor udgift. Alene tiden var effektiv, i det de hurtigt kunne få installeret møderums bookingsystemet på kort tid.

Systemet fungerer på den måde, at man hænger en touch skærm op uden for hvert mødelokale, som har forbindelse til et booking program eller til virksomhedens kalendersystem. Derfra kan man administrere og booke lokale, mens man planlægger sine møder. Dermed kan man også se hvilke lokaler, der er ledige, og undgå dobbeltbooking. Der kan konfigureres flere forskellige regler i systemet. Hvis et møde eksempelvis er aflyst, og man har glemt at annullere det i en kalender eller bookingsystem, så gør systemet lokalet ledigt, hvis mødet ikke er meldt startet inden for et bestemt tidsinterval. Man kan ligeledes ad-hoc booke et lokale direkte på skærmen, og det vil automatisk fortælle, om der er et fremtidigt møde og dermed undgå dobbelt booking.

Interne infoskærme til intern information

I alle varehuse hænger der interne infoskærme til intern information. Skærmene sender beskeder og info fra koncernen ud til de ansatte og sikrer dermed, at informationen ryger ud til alle. Derudover har hvert varehus selv adgang til at tilføje info til skærmene i eget varehus. Lettilgængelig og brugervenligt ud fra nogle prædefinerede skabeloner, deres marketing afdeling har valgt på baggrund af Bauhaus’ designmanual.

Kampagne/Eventstyring
På skærmene findes et kampagnemodul – eventstyring, der gør det muligt at planlægge visninger ud i fremtiden. Eksempelvis ved et tilbagevendende tilbud, eller et event som er gældende hver onsdag, kan denne styring automatisk slå informationen til og fra, alt efter, hvornår den er aktuel. Det er også muligt at være på forkant med sin markedsføring og interne kommunikation ved at planlægge fremtidige events.

Hardware: indbygget player, pyloner/stander, vinduesskærme, touchskærme, shop in shop, egen service/montører, Onsite-service