Ud fra tidligere erfaring ved vi, at udfordringen med manglende møderum ofte kan løses ved installation af møderums booking. Inden Bauhaus gik i gang med udvidelsen, kunne vi derfor rådgive dem om i første omgang at installere møderums booking for at se, om det kunne afhjælpe problemet. Systemet i sig selv ville kunne optimere deres eksisterende antal rum – og det lykkedes også for Bauhaus ved hjælp af møderums booking at sænke belægning til 79%. Dermed undgik Bauhaus en større ombygning og sparede dermed en stor udgift. Alene tiden var effektiv, i det de hurtigt kunne få installeret møderums bookingsystemet på kort tid.

Systemet fungerer på den måde, at man hænger en touch skærm op uden for hvert mødelokale, som har forbindelse til et booking program eller til virksomhedens kalendersystem. Derfra kan man administrere og booke lokale, mens man planlægger sine møder. Dermed kan man også se hvilke lokaler, der er ledige, og undgå dobbeltbooking. Der kan konfigureres flere forskellige regler i systemet. Hvis et møde eksempelvis er aflyst, og man har glemt at annullere det i en kalender eller bookingsystem, så gør systemet lokalet ledigt, hvis mødet ikke er meldt startet inden for et bestemt tidsinterval. Man kan ligeledes ad-hoc booke et lokale direkte på skærmen, og det vil automatisk fortælle, om der er et fremtidigt møde og dermed undgå dobbelt booking.